Nem kell részleteznem szerintem mennyien küzdenek azzal, hogy nincs elég idejük önmagukra, a családjukra, a hobbikra, sportra stb.
Ha viszont folyamatosan azt éljük, meg, hogy időhiánnyal küzdünk, ez állandó stressztényezőként fog jelen lenni az életünkben. Más oldalról nézve pedig érzelmileg nehéz megélni, hogy újra és újra lemondunk egy programról, amire vágynánk, de nem hiszem, hogy ebbe bele kellene törődni.
Megosztom ezért, hogy én a gyakorlatban, mit tettem meg azért, hogy több szabadidőm legyen, fejlődjön az időgazdálkodásom és hatékonyságom:
A kulcs: az időgazdálkodási napló
a, Ennek az volt a célja, hogy kapjak egy valós képet arról, mire mennyi időt szánok. Amíg nem tudom pontosan, hol mire megy el az időm, akkor nem tudom optimalizálni a tevékenységeimet sem.
Olyan ez kicsit, mint amikor önreflexiót (=önvizsgálatot) tartunk, csak azután tudjuk kijelölni a fejlődési irányokat, ha már tudjuk, hol van a probléma.
b, Pontosabb képet ad, mint egy naptár, mivel nem csak a feladatok és a meetingek vannak felvezetve ebben, hanem minden egyéb szöszölés, telefoncsevej és házimunka is. Ha tényleg egy reális képet akarunk kapni, akkor bizony azokat a blokkokat is beleírjuk, amikor 20 percig csak görgettük ok nélkül a Facebookot vagy az Insát.
Azért hatékony, hogy nem csak a munkaidőt vesszük górcső alá, mert így több összefüggést fedezhetünk fel az életünkről, és segíthet a későbbi elemzésnél is, hogy pl. a munka utáni időtöltés pozitív vagy negatív hatással van a másnapunkra.
c, Vizuálisan is láthatóvá válnak a mindennapok, így sokaknak átláthatóbb lehet.
Mennyi időt „vett el” az időgazdálkodási napló vezetése?
Napi kb. 10-15 perc volt a vezetése, amit 14 napon keresztül csináltam, de ha elemezem az általa kapott infókat és az alapján átszervezem picit a működésem, akkor heti több órát is nyerhetek. A napok 30 perces időintervallumokra voltak osztva a naplóban, amit hétköznap és hétvégén is vezettem.
Tipp: Folyamatosan kell napközben tölteni az időgazdálkodási naplót, a nap végén biztos nem tudsz pontosan visszaemlékezni arra, mi mennyi idő volt.
Tapasztalatok, felismerések, amiket az időgazdálkodási napló vezetése
Az első hét jóval produktívabb volt, mint a másik, miközben a második héten időben még picivel többet is dolgoztam, így az volt a fókuszban, hogy megnézem ennek milyen okai lehettek:
ENERGIAMENEDZSMENT
Ez volt az alfája és az omegája, mikor – mi hogyan sikerült, ezért több részre osztottam:
- Flow állapot, ami feltölt: Mivel szeretem a munkám, az önismereti konzultációkat – oktatásokat – és marketing tanácsadásokat is, sőt flowba is kerülök általuk, also energiát adnak, érdemes ezeket az alkalmakat abszolút délelőttökre raknom, mert óriási löketet adnak a napomnak.
Amikor estefelé voltak coaching alkalmaim, éjfélig pörgök, mint a búgócsiga a lendülettől, ami másnap reggel visszaüt, szóval ezeknek a kezdési időpontját be kell korlátoznom. - Figyelemmaradványok csökkentése: (amik energiát visznek)
a, ha félbehagyok egy feladatot, mert határidő miatt muszáj a másikhoz kezdenem, könnyűnek tűnik a váltás, de a félbehagyott feladatok rossz hatással vannak a koncentrációmra, az elmém nem tud olyan gyorsan váltani, mint az ujjaim a klaviatúrán.b, Kreatív – adminisztratív munkák: amikor csak tudom tömbösíteni a különböző típusú feladatimat egymás után, mert akkor jobban rájuk tudok hangolódni. Előfordul nálam, hogy a monotonabb vagy adminisztratív feladatok után belassulok, de, ha tartok egy aktív 10-15 perces szünetet (tánc, torna, séta) tartok az ilyen típusú feladatok között, akkor olyan, mintha újraindítottam volna a rendszert.Ha ezt nem teszem meg, akkor kevésbé hatékonyan és lassabban ülök a feladatok felett.
Ennél a pontnál érdemes feltenned a kérdést magadnak, hogy Te tudod-e, mitől indul újra a rendszered? - Energiarabló tevékenységek:
Az időgazdálkodási napló vezetése mellett szokáskövetőt is vezettem, amibe fel volt írva egy olyan mező, hogy „Nem nézek hülyeségeket FBn”. Hát igen, el tudok csábulni én is a cuki babás-cicás videókon, azért kellett ezt bevezetni.
Viszont nem csak azokat a tevékenységeket sorolnám ide, amik nem hoznak hasznot, eredményt, hanem azokat is, amiknek az elvégzése fontos, de akkor akarok hozzákezdeni éppen, amikor a nullán van az energiaszintem. Ha mégis így kezdek hozzá, háromszor annyi idő lesz elvégezni, mint normál energiaszinttel és nem is lesz vállalható minőségű feltétlen.
Általában a lelkiismeretünk és az egonk nagyon küzd, hogy ezt a feladatot még ma és most el kell végezni, de legyen inkább az a cél, hogy időben felismerjük, hogy ha ilyen csapdába kerültünk és álljunk meg egy kicsit pihenni. - Energiát adó tevékenységek:
Ahhoz, hogy ne használd ki a tested – lelked, miközben hajtanál előre, figyelemmel kell lenned az egyensúlyra. Csak akkor lesz energiád minden betervezett feladatra, ha szánsz időt azokra a dolgokra is, amik feltöltenek. Ha még nem tudod, melyek lehetnek ezek a cselekvések, írj rám és ránézünk.
Nekem az önismereti anyagok olvasása – hallgatása, tánc, meditáció, masszázs, kirándulás tudja adni a plusz energiát. Ezek közül párat Google naptárba is felveszek előre egy hétre, hogy el ne felejtődjenek. Sokáig nem tettem be pihit a naptáramba, mert hát ez normális, de mivel régen teljesítménykényszeres és munkamániás voltam, nekem szükséges ez a kis emlékeztető, hogy biztos meglegyen a visszatöltésem és megálljak egy kicsit. - Reggeli – esti rutin:
Egy – két éve alakult ki a számomra ideális reggeli rutin: felkelés után pár mondatos mantra, milyen csodás napom lesz, majd pár napüdvözlet kör jön, alatta pedig Louise L Hay: Éld jól az életed most című hanganyagát hallgatom (van benne madárcsicsergés is, nagyon szeretem ). Ezt a lépéssort, akkor is megcsinálom, ha 10- 20 perc késésben vagyok, mert tudom, hogy eszméletlenül irányba teszi napomat, energiával tölt fel és erősíti a belső stabilitásomat. Ezután jön egy kis almaecetes víz és a vitaminok.
Az időgazdálkodási naplóból visszanézve jöttem rá, hogy az esti rutinomnál viszont nem voltam ennyire elkötelezett. Este sokkal könnyebben mondtam azt magamnak, hogy már fáradt vagyok ezt-azt megcsinálni és csak úgy eldőltem az ágyban, hol megvolt az esti rutin, hol nem. Valószínűleg nem láttam olyan erős motivációkat itt, mint a reggeli szertartásomnál… Csúnya hiba volt, de annál jobb tapasztalat
Az, hogy mennyire zárom le az elmémet a nap végén, mennyire tisztázom le a gondolataimat és milyen lesz az alvásom minősége határozottan is befolyásolja a reggelemet.
További felismerések:
Legnagyobb megdöbbenés az volt, hogy egy hét alatt 3-4 órát is elvett az időmből a koordináció és az „így lesz a tuti” telefonbeszélgetések, és ebben az a durva, hogy ezután jött még csak az operatív megvalósítása ezeknek.
Hozzá kell persze tenni, hogy a napló vezetése közben voltam éppen egy projekt elején, amiben viszonylag sok szereplő van, több céggel és más érdekekkel, plusz egyik cégnél sem voltak meg ugyanazok az információk, ezért volt a sok kérdés – átszervezés stb.
Vagyis mi vett el mindenkitől időt?
Az információ, a tudás (+ a hogyan) hiánya.
Annyira kiakasztott, hogy mennyi időt – energiát visznek el tőlem ezek a körök, hogy amilyen feladathoz csak tudtam, készítettem folyamatleírásokat egy kis információs csomaggal is, ezzel csökkentve a hozzám befutó telefonokat. A leírás elkészítése kb. 25 -30 percet vett el.
(A folyamatleírások lényege, hogy többször ismétlődő feladatokhoz készítjük el őket, amiből világos és egyértelmű lesz, hogy ki mit, miért tesz, mikor, hol és hogyan végzi el feladatát. Marketing feladatoknál is csomót szoktam használni pl. weblap vagy kampánytervezéshez. A kedvenc eszközöm hozzá a draw.io. Ha csapatban dolgozol vagy kiszervezel részfeladatokat, bátran ajánlom ezt a módszert!)
Ilyen esetben el lehet tanakodni azon, hogy nekem ez a többletmunka nem feladatom, nem jár érte plusz pénz vagy, senki nem kért meg rá stb.
DE! A tudásmegosztás rendkívül fontos egy munkaközegben, az egész projekt kimenetelére és a közbeni hangulatra is pozitívan hathat, nem csak az időgazdálkodásra.
Ezen felül úgy érzem, hogy a közösbe adni is kell, nem csak elvenni.
Mit tehetsz, miután kitöltötted a naplót?
- Keresd az összefüggéseket, ha pl. szerdán egy nagyon hatékony napod volt, akkor nézd meg, milyen volt a kedd estéd is, illetve, hogy indítottad a szerda reggelt.
- Volt-e olyan tevékenység, amire sokkal több időt szántál, mint amit előzetesen tippeltél
- Van-e olyan tevékenység a naplóban, amit keveselsz, amire több időt kellene szánni
- Hol tudsz optimalizálni? A gyakorlatban ez, hogyan valósulhat meg?
Ha kérdéseid lennének még az időgazdálkodásról, vagy szeretnéd, hogy a kitöltött időgazdálkodási naplódat átnézzük, akkor nyugodtan jelentkezhetsz egy 30 perces ingyenes konzultációra is